ETICA EMPRESARIAL

Saint-Gobain PAM

   1. EL COMPROMISO DE SAINT-GOBAIN COLOMBIA SAS:

Saint-Gobain Colombia SAS, una compañía Saint-Gobain, (en adelante “Saint-Gobain Colombia SAS” o la “Compañía”), está comprometida con el cumplimiento integral de las normas dirigidas al combate y prevención del soborno nacional y transnacional, contempladas en las leyes 1474 de 2011 y 1778 de 2016, y en la Resolución 100-002657 de 2016 y Circular Externa 100-000003 de 2016 expedidas por la Superintendencia de Sociedades, las normas que las modifiquen o complementen, así como en todos los convenios internacionales suscritos por Colombia, incluyendo la Convención Interamericana contra la Corrupción de la Organización de Estados Americanos de 1997, la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC) de 2005, y la Convención de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) para Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales de 2012 (las “Disposiciones Anticorrupción”).

En observancia y cumplimiento de este compromiso, Saint-Gobain Colombia SAS, con ayuda de asesores externos, efectuó una evaluación y diagnóstico de los riesgos de Actos de Corrupción tanto al interior de la Compañía como en las industrias y sectores económicos en los que la Compañía participa, para detectar las principales fuentes de riesgo de Actos de Corrupción.

Como consecuencia de la evaluación de riesgos descrita, Saint-Gobain Colombia SAS ha desarrollado un Programa de Ética Empresarial (el “Programa”), contenido en dos documentos: un Código de Principios, Deberes y Prohibiciones para las personas vinculadas con Saint-Gobain Colombia SAS (el “Código”) y un Manual de Procedimientos para la Lucha Contra los Actos de Corrupción (el “Manual”) que complementa el primero.

En el Programa de Saint-Gobain Colombia SAS se han adoptado políticas, procedimientos y los más altos estándares corporativos que garantizan el cumplimiento de las Disposiciones Anticorrupción a través del manejo de los riesgos que se derivan de (i) los diferentes países en los que Saint-Gobain Colombia SAS realiza su actividad económica, ya sea mediante afiliadas o terceros, (ii) los sectores económicos en donde desarrolla su actividad económica, y (iii) los intermediarios con los que realiza transacciones nacionales e internacionales.

Este Programa pretende guiar a todos los accionistas, Directivos, empleados, Contratistas, y demás vinculados de cualquier forma a Saint-Gobain Colombia SAS s, para que su desempeño se ajuste a los más altos estándares de transparencia, honestidad, integridad y legalidad en materia de lucha contra Actos de Corrupción.

En la implementación, debe tenerse en cuenta que el cumplimiento efectivo del Programa también tiene como objetivo proteger y defender a la Compañía y todas las personas vinculadas a la misma en investigaciones de cualquier autoridad competente. Por lo anterior, todos los vinculados con Saint-Gobain Colombia SAS deben estar conscientes de los beneficios que se derivan del cumplimiento de este Programa y de mitigar todos los riesgos de Actos de Corrupción.

Además del presente Programa, Saint-Gobain Colombia SAS cuenta con una robusta estructura de cumplimiento que integra otras Políticas de Cumplimiento que deberán tenerse en cuenta para cumplir efectivamente los principios y procedimientos aquí descritos.

En virtud de los anterior, el Programa constituye un código de conducta de obligatorio cumplimiento, que deben seguir todos aquellos vinculados a Saint-Gobain Colombia SAS de manera que el incumplimiento del Programa será considerado una falta de compromiso con Saint-Gobain Colombia SAS y con los estándares que profesa, y dará lugar a las consecuencias descritas a lo largo del mismo.

 

     2. ALGUNAS DEFINICIONES PARA TENER EN CUENTA

Para efectos de un mejor entendimiento del presente Programa se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:

a. Actos de Corrupción: Es todo uso inadecuado del poder, sea privado o público, para desviar la gestión de lo público o colectivo hacia el beneficio propio. Este concepto comprende el cohecho en todas sus modalidades, la corrupción privada, el contrato sin cumplimiento de requisitos legales, el tráfico de influencias, el soborno transnacional y cualquier otro acto que tenga relación con los delitos contra la administración pública, así como con la corrupción al interior de las compañías privadas.

El “soborno transnacional” se debe entender como el acto en virtud del cual, una persona natural o una persona jurídica, por medio de sus empleados, Directivos, accionistas, Contratistas o sociedades subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho Funcionario Público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional. Igualmente debe consultarse el art. 433 del Código Penal Colombiano.

Los “Pagos de Facilitación” deben entenderse como pagos o regalos de pequeña cuantía que se hacen a una persona (incluyendo Funcionarios Públicos o empleados de empresas privadas), para conseguir un favor, acelerar un trámite administrativo, obtener un permiso, una licencia o un servicio, o evitar un abuso de poder.

Los demás Actos de Corrupción tienen la definición establecida en el Código Penal Colombiano.

b. Canales de Denuncias: Son los mecanismos descritos en el numeral 5 del presente Código, por medio de los cuales se puede poner en conocimiento de la Compañía cualquier conducta indebida que pueda configurar un Acto de Corrupción de sus empleados o Contratistas.

c.  Contratista:  Se entiende como toda persona con la que Saint-Gobain Colombia SAS tenga un contrato diferente al contrato de trabajo, como, por ejemplo: contrato de prestación de servicios, suministro, obra, intermediación, etc. Dentro de este concepto se entienden proveedores, agentes, intermediarios, comisionistas, apoderados, etc.

d. Debida Diligencia: Se refiere a la revisión periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción nacional o internacional, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de Actos de Corrupción que pueden afectar a Saint-Gobain Colombia SAS, sus afiliadas y a los Contratistas. Los procedimientos de Debida Diligencia de otras Políticas de Cumplimiento adoptadas, deberán armonizarse y complementarse con las presentes medidas.

e. Directivos: Se entiende Junta Directiva y Representantes Legales de Saint-Gobain Colombia SAS.

f. Disposiciones Anticorrupción: Son las leyes 1474 de 2011 y 1778 de 2016, y las que las modifiquen o complementen, la Resolución 100-002657 de 2016 y Circular Externa 100-000003 de 2016 expedidas por la Superintendencia de Sociedades, y las que las modifiquen o complementen, así como a todos los convenios internacionales suscritos por Colombia, incluyendo la Convención Interamericana contra la Corrupción de la Organización de Estados Americanos de 1997, la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC) de 2005, y la Convención de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) para Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales de 2012.

g. Funcionario Público: Es toda persona natural que ostente en Colombia un cargo público en cualquiera de las ramas del poder público, órganos autónomos u órganos de control, sin importar si son del orden nacional, departamental, municipal; si su forma de elección es popular, concurso de méritos o de libre nombramiento y remoción; su jerarquía; o si en las normas colombianas son llamados miembros de corporaciones, empleados públicos, o trabajadores oficiales. Igualmente, se considera Funcionario Público los miembros de la fuerza pública, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitoria, los funcionarios y trabajadores de órganos autónomos como el Banco de la República u órganos de colaboración por descentralización o desconcentración como las Notarías Públicas y las Oficinas de Registro.

Igualmente, para efectos del Programa se entenderá que Funcionario Público comprende el concepto de servidor público extranjero, el cual debe ser entendido como toda persona que tenga un cargo legislativo, administrativo o judicial en un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o una jurisdicción extranjera, sin importar si el individuo hubiere sido nombrado o elegido. También se considera servidor público extranjero toda persona que ejerza una función pública para un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o en una jurisdicción extranjera, sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad del Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o de una jurisdicción extranjera. También se entenderá que ostenta la referida calidad cualquier funcionario o agente de una organización pública internacional.

h. Listas Restrictivas:  Son listas que relacionan personas y compañías que, de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculados con actividades ilegales o delictivas, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, etc.

i. Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por la Junta Directiva para liderar y administrar el presente Programa. El mismo individuo podrá, si así lo deciden los órganos competentes de  Saint-Gobain Colombia SAS asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo al interior de la Compañía.

j. Políticas de Cumplimiento: Se refiere a las políticas internas de Saint-Gobain Colombia SAS, dentro de las cuales se encuentran: Principios Generales de Conducta y Actuación, Política sobre Regalos e Invitaciones, Política sobre Conflicto de Intereses, Políticas de Gastos de Viaje y Representación, Procedimientos para Viajes de Representación, Procedimiento de Mantenimiento del Maestro de Proveedores, Procedimiento de Crédito, Procedimiento de Conciliaciones Bancarias, Justificación de Cuentas de Balance, Sistema Integral de Prevención y Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Política de Compras, Procedimiento de Gestión de Tesorería.

 

    3. PRINCIPIOS RECTORES EN EL COMBATE CONTRA LOS ACTOS DE CORRUPCIÓN

Los siguientes principios se incorporan a los Principios de Conducta y Actuación de la Compañía y son normas de conducta que guían a todos los vinculados a Saint-Gobain Colombia SAS y por lo tanto, regulan todo el Programa de Ética Empresarial. En los casos en que exista una situación que no haya sido regulada expresamente por el Código o el Manual, los vinculados a Saint-Gobain Colombia SAS guiarán su conducta con base en estos principios, y en ningún caso transgredirán los mismos.

a. Saint-Gobain Colombia SAS tiene una política de cero tolerancia hacia los Actos de Corrupción y por ende, no justifica ni promueve ninguna forma de corrupción. No cree que haya ninguna justificación para incumplir los valores éticos de la Compañía, ni los valores y deberes que los Funcionarios Públicos prometieron cumplir en el desarrollo de sus funciones.

b. Los accionistas y Directivos están comprometidos en el combate contra los Actos de Corrupción. Los Directivos garantizan la suficiencia de recursos económicos, tecnológicos y de personal para el correcto funcionamiento del Programa.

c. Saint-Gobain Colombia SAS ha implementado medidas de Debida Diligencia de acuerdo a los más altos estándares, y con ello pretende crear mecanismos de prevención, detección, control y reporte respecto de los Actos de Corrupción.

d. Saint-Gobain Colombia SAS ha delegado funciones en sus principales órganos de administración, relacionados con la implementación y cumplimiento del presente Programa. Sin embargo, todos los empleados tienen el deber general de proteger a la Compañía de Actos de Corrupción. Se exige que cada empleado vea este Código como una regla de conducta inquebrantable.

e. Saint-Gobain Colombia SAS exige reciprocidad y colaboración de sus contrapartes en la lucha contra los Actos de Corrupción. Así las cosas, exige de sus empleados los más altos estándares éticos para que ninguna circunstancia los desvíe del presente Programa. Frente a sus Contratistas, Saint-Gobain Colombia SAS exige que, ellos desde su fuero y de manera independiente, aporten a la lucha contra los Actos de Corrupción, y en todo caso, los contratos celebrados impondrán la obligación de cumplir con las medidas del presente Programa.

f. Todas las actuaciones de los empleados ante cualquier Funcionario Público se rigen por las Políticas de Cumplimiento, las leyes colombianas y de cada país donde tenga presencia Saint-Gobain Colombia SAS, así como las Disposiciones Anticorrupción.

g. Saint-Gobain Colombia SAS nunca solicitará, autorizará o tolerará, a ningún Contratista que realice Pagos de Facilitación ante Funcionarios Públicos o empleados privados, y mucho menos realizarlos a nombre de Saint-Gobain Colombia SAS. Estos pagos se encuentran expresamente prohibidos.

h. Saint-Gobain Colombia SAS se compromete a capacitar a todos sus empleados para prevenir, detectar, analizar, y reportar Actos de Corrupción, y en consecuencia, los empleados de Saint-Gobain Colombia SAS además de cumplir con el Programa, las Políticas de Cumplimiento y las Disposiciones Anticorrupción, se guiarán por el sentido común y el criterio objetivo al momento de analizar las situaciones que se les presenten.

i. Saint-Gobain Colombia SAS mantendrá estrictos controles sobre el cumplimiento del Programa. Para ello, el Oficial de Cumplimiento realizará continuas evaluaciones de riesgos y auditorias de cumplimiento sobre la efectividad de las medidas y el cumplimiento de las mismas. El Oficial de Cumplimiento tendrá la autonomía suficiente para solicitar a los Directivos cambios y ajustes en el Programa.

j. Cualquier acto tendiente a facilitar o configurar Actos de Corrupción, es considerado por Saint-Gobain Colombia SAS como una práctica deshonesta y prohibida. Los empleados que realicen estas conductas serán castigados de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo, incluso con el despido con justa causa. Frente a los Contratistas que realicen estas conductas se aplicarán las cláusulas contractuales sobre penalidades y terminación unilateral por facilitar o configurar Actos de Corrupción.

 

     4. TRATAMIENTO ESPECÍFICO DE LAS FUENTES DE ACTOS DE CORRUPCIÓN

 

Además de los Principios de Conducta y Actuación y los principios rectores incluidos en el presente Código, Saint-Gobain Colombia SAS y sus vinculados se comprometen a adoptar las siguientes reglas de conducta en relación con las fuentes específicas de riesgo de la Compañía sobre Actos de Corrupción:

 

a. Remuneraciones, pago de comisiones y otorgamiento de créditos a los Contratistas

Todas las remuneraciones y pago de comisiones a los Contratistas sean nacionales o extranjeros deberán hacerse de conformidad con los parámetros establecidos en las Políticas de Cumplimiento, especialmente el Procedimiento de Mantenimiento del Maestro de Proveedores, el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT .

Deberes de la Compañía:

La Compañía propenderá por hacer pagos a sus proveedores Contratistas únicamente en los casos en que ya se haya surtido todo el procedimiento de ingreso, revisión de documentación y creación del proveedor en el sistema maestro de proveedores.

Todo pago o desembolso de los recursos de Saint-Gobain Colombia SAS dirigido a sus Contratistas, sean nacionales o del exterior, deberá realizarse mediante canales bancarios, en los que sea posible rastrear todos los movimientos y pagos. La Compañía no podrá realizar pagos en efectivo.

Todos los pagos por servicios en el extranjero deberán cumplir con el régimen cambiario colombiano y canalizarse a través de entidades bancarias autorizadas o mediante cuentas de compensación debidamente registradas ante el Banco de la República.

Mensualmente se realizará el procedimiento de conciliación de cuentas descrito en el Procedimiento de Conciliaciones Bancarias y la Justificación de Cuentas de Balance, procedimiento que, entre otras cosas, permite garantizar que no haya desvío de fondos de la Compañía para operaciones que puedan configurar Actos de Corrupción. De ello quedará registro en la reunión mensual de contabilidad de F Saint-Gobain Colombia SAS Servicios Corporativos S.A.S, y de encontrarse pagos o depósitos sin justificación estos se investigarán y en todo caso se revocarán.

Igualmente, todos los pagos realizados a los Contratistas deberán estar soportados por los valores estipulados en el Contrato, y podrán ser auditados por parte de firmas especializadas que confirmen la legalidad de los pagos, la no desviación de recursos, y el no encubrimiento de pagos a terceros por medio del Contratista, o pagos a los Contratistas sin justificación contractual. El procedimiento interno para el estricto cumplimiento de las auditorias por firmas especializadas se encuentra en el Anexo II.

Saint-Gobain Colombia SAS podrá crear líneas de crédito para sus Contratistas, principalmente frente a sus clientes con quienes tenga un contrato de suministro. Todos los pagos de estos créditos deberán cumplir los mismos procedimientos señalados arriba y deberán cumplir con los lineamientos y restricciones del Procedimiento de Crédito de la Compañía.

Prohibiciones para los empleados y la Compañía:

La Compañía no podrá ordenar a sus empleados realizar pagos que incumplan los procedimientos descritos.

Ningún empleado accederá a solicitudes de Contratistas para hacer pagos que incumplan los principios rectores, deberes establecidos y el Anexo II.

Están expresamente prohibidos los pagos en dinero en efectivo a los Contratistas.

b) . Contratistas que actúan a nombre de Saint-Gobain Colombia SAS frente a Funcionarios Públicos

 

Principio:

Se considera firmemente que cualquier contacto o interacción por parte de sus empleados y Contratistas con Funcionarios Públicos debe hacerse con transparencia, integridad, apertura, y en cumplimiento de las Disposiciones Anticorrupción. De igual forma, la interacción con Funcionarios Públicos, ya sea formal, informal o social, escrita o verbal, solamente debe darse por parte de individuos autorizados y adecuadamente entrenados.

Deberes de los empleados y Contratistas:

a). Los Contratistas que actúan a nombre de Saint-Gobain Colombia SAS frente a Funcionarios Públicos deberán conocer y comprometerse a dar cumplimiento al Programa y se comprometerán en sus contratos a no realizar ningún Acto de Corrupción, a permitir que Saint-Gobain Colombia SAS monitoree o audite sus actuaciones que puedan tener algún efecto en la ejecución del contrato con Saint-Gobain Colombia SAS, y velar porque sus propios empleados y contratistas hagan lo mismo.

 

b). Los empleados que se encarguen de realizar la contratación de terceros que actúan a nombre de Saint-Gobain Colombia SAS frente a Funcionarios Públicos deben ceñirse a los procedimientos establecidos en las Políticas de Cumplimiento, especialmente en las de conocimiento de la contraparte del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT de la Compañía.

 

Deberes de la Compañía:

Saint-Gobain Colombia SAS garantiza que efectuará una revisión de antecedentes, de solvencia y en Listas Restrictivas de los Contratistas actúan frente a Funcionarios Públicos a nombre de la Compañía, y mantendrá un control sobre las actuaciones de los Contratistas y sobre el desarrollo de los respectivos contratos que dan lugar a su vinculación a la Compañía, con el fin de evitar sanciones por sus actuaciones.

 

c). Ejecución de contratos con entidades gubernamentales y/o con contratistas de entidades gubernamentales

 

La ejecución del objeto social de Saint-Gobain Colombia SAS implica en algunos casos puntuales la celebración de contratos con entidades gubernamentales colombianas y/o con contratistas de entidades gubernamentales colombianas. Así las cosas, se hace necesario implementar una serie de procedimientos con el fin de mitigar los riesgos de dicha actividad, especialmente en la etapa de ejecución de los contratos.

 

Prohibiciones para los empleados:

Durante la ejecución de los contratos, está prohibido para los empleados de Saint-Gobain Colombia SAS aceptar solicitudes que pueda configurar un Acto de Corrupción por parte Funcionarios Públicos sin importar su jerarquía, su autoridad o la naturaleza de la entidad gubernamental en la que labora.

 

Los empleados de Saint-Gobain Colombia SAS evitarán recibir órdenes de Funcionarios Públicos y deberán seguir estrictamente los parámetros del contrato que se esté ejecutando.

 

Deberes de los empleados:

Cualquier irregularidad que sea cometida por los Funcionarios Públicos que pueda configurar un Acto de Corrupción deberá ser puesta en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, inmediatamente a través de los Canales de Denuncias.

 

Deberes de la Compañía:

Saint-Gobain Colombia SAS garantiza y se compromete brindar toda la protección y a evitar cualquier tipo de represalias en contra de los empleados o Contratistas que utilicen los Canales de Denuncias. Se impondrá medidas disciplinarias a sus empleados que toleren o promuevan la toma de represalias en contra de tales denunciantes.

 

d). Cláusulas Anticorrupción en los contratos de Saint-Gobain Colombia SAS

 

Principio:

Saint-Gobain Colombia SAS se compromete a que en la ejecución de los contratos que suscriba, se limite al máximo el riesgo de que se presenten Actos de Corrupción, o de que los Contratistas realicen Actos de Corrupción. Para tal efecto, en todos los contratos que celebre Saint-Gobain Colombia SAS con empleados, Contratistas o cualquier tercero, o intermediario, se incluirán cláusulas que protejan a la Compañía, y le permitan la terminación unilateral de los contratos cuando su contraparte realice Actos de Corrupción. El modelo de tales cláusulas se incluye en el Anexo III.

 

Deberes de la Compañía:

a). En todos los contratos, Saint-Gobain Colombia SAS informará a su contraparte sobre la exigencia de cumplir con las Disposiciones Anticorrupción, así como de la existencia del Programa. El Programa se incluirá como anexo de tales contratos.

b). Igualmente, dará a conocer al Contratista los Canales de Denuncias establecidos para reportar cualquier incumplimiento, potencial o presente, a las Disposiciones Anticorrupción y al Programa.

 

Deberes de los Contratistas:

c). De acuerdo con el contrato celebrado, el Contratista debe cumplir con las Disposiciones Anticorrupción y las cargas que este programa le impone, so pena de que Saint-Gobain Colombia SAS pueda hacer uso de las facultades de terminación pactadas contractualmente.

 

d). Velar porque sus propios empleados y contratistas en desarrollo del contrato suscrito con Saint-Gobain Colombia SAS actúen de la misma forma y bajo los mismos parámetros que le sean exigidos al Contratista por parte de Saint-Gobain Colombia SAS en el contrato o por las Disposiciones Anticorrupción.

 

e). Procedimientos frente a regalos

 

Saint-Gobain Colombia SAS considera la entrega de regalos como una fuente de riesgo alta en materia de Actos de Corrupción que merece regulación. Por lo anterior, la entrega de regalos a terceros por parte de Saint-Gobain Colombia SAS se encuentra restringida por los parámetros y limitaciones establecidos en la Política sobre Regalos e Invitaciones en la cual se indica en qué casos es permitido dar y recibir regalos, cuáles son los montos máximos permitidos, que se debe hacer en caso de recibir regalos de alto valor, entre otros.

 

En todo caso Saint-Gobain Colombia SAS evitará o rechazará entregar o recibir regalos si con ello se puede inferir o sospechar que se puede configurar un Acto de Corrupción o se busca un trato o beneficio injustificado.

 

f). Gastos por actividades de entretenimiento y viáticos de los empleados

 

Principio:

Saint-Gobain Colombia SAS ha establecido normas para delimitar los gastos de viajes de negocios como: transporte, alojamiento, alimentación, etc. de aquellos empleados que tengan que desplazarse por razones laborales fuera de su país o ciudad base, a través de la Política de Gastos de Viaje y Representación.

 

Deberes de la Compañía:

Los gastos por actividades entretenimiento y viáticos del personal de Saint-Gobain Colombia SAS deberá incluirse dentro del presupuesto anual de la Compañía, el cual deberá tener un promedio razonable de acuerdo al número de empleados, el presupuesto del año anterior, la suficiencia o déficit del presupuesto del año anterior.

Todos estos gastos deberán contar con los respectivos soportes de facturas, transferencias electrónicas, y constancias internas de entrega de dineros en efectivo a Directivos y empleados, con el fin de que puedan soportar el respectivo gasto o egreso en la partida contable

Todos los pagos realizados a los Contratistas deberán estar soportados por los valores estipulados en el Contrato, y podrán ser auditados por parte de firmas especializadas que confirmen la legalidad de los pagos, la no desviación de recursos, y el no encubrimiento de pagos a terceros por medio del Contratista, o pagos a los Contratistas sin justificación contractual.

El procedimiento interno para el estricto cumplimiento de las auditorias por firmas especializadas se encuentra en el Anexo II.

 

Deberes de los empleados:

Los accionistas, empleados y Directivos de la Compañía deberán respetar los límites y cuantías establecidos en la Política de Gastos de Viaje y Representación para los hoteles sean nacionales o extranjeros, así como el transporte sean rentados o simplemente solicitados.

Los accionistas, empleados y Directivos de la Compañía deberán justificar sus gastos en la plataforma virtual de la Compañía dispuesta para este propósito. No justificar los gastos o no tener los soportes del gasto del dinero entregado por la Compañía será considerado una violación al presente Programa, y podrá ser objeto de investigación de acuerdo a los parámetros descritos en el Anexo VI.

 

g). Donaciones

 

Principio:

La Compañía entiende que, en términos generales, las donaciones constituyen una fuente de riesgo alta de Actos de Corrupción, sin embargo, en desarrollo de los principios éticos y de responsabilidad social de Saint-Gobain Colombia SAS, las donaciones son parte esencial del papel solidario de la Compañía en la sociedad. Así las cosas, y con el fin de preservar la legalidad y transparencia en su ejecución, es indispensable dar cabal cumplimiento a los estrictos procedimientos establecidos en el Anexo IV.

 

Prohibiciones para la Compañía:

Está prohibido usar donaciones para ocultar o disfrazar Actos de Corrupción, y Saint-Gobain Colombia SAS se abstendrá de efectuar donaciones si las circunstancias pudiesen hacerlas ver como intentos de Actos de Corrupción.

 

Deberes de la Compañía:

Saint-Gobain Colombia SAS se compromete a garantizar la inversión lícita de los fondos donados y el rastreo completo de todas las donaciones desde el desembolso y hasta su utilización.

 

Prohibiciones para los empleados:

Ningún empleado está autorizado a destinar los recursos de Saint-Gobain Colombia SAS para donaciones sin cumplir con los requisitos y procedimientos establecidos.

 

h). Procedimientos ante Fusiones y Adquisiciones en las que participe Saint-Gobain Colombia SAS

Las Disposiciones Anticorrupción contemplan sanciones severas para las compañías que se fusionen o adquieran el control de entidades que hayan incurrido en Actos de Corrupción. Las sanciones incluyen altas sumas de dinero, inhabilidades para contratar con el Estado y publicaciones en medios de comunicación sobre los actos cometidos.

Los negocios de Saint-Gobain Colombia SAS dependen en buena parte de su reputación en el mercado y es muy importante mantener la confianza en sus contrapartes para poder mantener su buen nombre en el mercado.

 

Prohibiciones para la Compañía:

Saint-Gobain Colombia SAS no se fusionará con, ni adquirirá participación en compañías que hayan sido sancionadas por Actos de Corrupción. Para lo anterior, implementará las medidas descritas en el Anexo V con el fin de asegurar que las compañías con las que realice estos negocios, no contengan ningún riesgo por Actos de Corrupción.

 

Deber de los accionistas y Directivos:

Los accionistas y Directivos de Saint-Gobain Colombia SAS se sujetarán de forma estricta a estas medidas y evitarán realizar excepciones a los procedimientos auto - impuestos. Esto mantendrá un nivel ético en todos los negocios de Saint-Gobain Colombia SAS, sin excepciones.

 

i). Políticas globales de cumplimiento de las sociedades vinculadas al grupo Saint-Gobain:

 

El presente Programa tiene como base las políticas globales del grupo, y por ello la Compañía simplemente las complementa y adiciona para el cumplimiento de la normativa legal colombiana. En ningún caso, el presente Programa deroga alguna de las políticas de cumplimiento globales.

De conformidad con lo anterior, Saint-Gobain Colombia SAS declara que las compañías afiliadas al grupo Saint-Gobain, así como los accionistas, directivos y empleados, se encuentran cumpliendo los más altos estándares internacionales para la lucha contra los Actos de Corrupción.

 

     5. CANALES DE DENUNCIAS

Saint-Gobain Colombia SAS pondrá a disposición de todos sus Directivos, empleados, Contratistas, e incluso terceros, unos Canales de Denuncias mediante los cuales se puede poner en conocimiento de la Compañía cualquier conducta indebida que pueda configurar un Acto de Corrupción vinculado a la Compañía, evitando difundirlo por otros medios.

Las personas que hagan uso de la Línea Ética Confidencial estarán protegidas frente a cualquier tipo de represalia, y en el caso de los empleados, se garantiza que no habrá deducciones de su salario ni ninguna otra consecuencia adversa por el uso del citado Canal de Denuncia.

Los empleados también podrán usar los Canales de Denuncias para realizar consultas en casos específicos sobre la aplicación del Programa o para asesorarse en la toma de decisiones en situaciones de intentos de Actos de Corrupción.

 

Correo electrónico: programadeeticacolombia@saint-gobain.com

 

     6. AUDITORIA Y CONTROL

La Compañía contará con un sistema de auditorías y control sobre el cumplimiento de los parámetros y procedimientos señalados en el Programa.

Igualmente evaluará la eficiencia y efectividad de las políticas y procedimientos actuales. En caso de encontrar insuficiencias o formas más efectivas, actualizará el Programa.

 

      7. CAPACITACIONES

Saint-Gobain Colombia SAS, a través del Oficial de Cumplimiento, de la forma en que él lo determine, realizará capacitaciones a los empleados por lo menos una vez al año, o en cualquier caso, en el momento en que haya modificaciones al Programa o a las Disposiciones Anticorrupción.

El Oficial de Cumplimiento determinará qué Contratistas deberían ser capacitados por Saint-Gobain Colombia SAS siempre que ello reporte algún beneficio para el Programa. Se les ofrecerá a estos Contratistas la posibilidad de asistir a las jornadas de capacitaciones.

Las capacitaciones podrán adelantarse por cualquier medio que se considere idóneo incluyendo capacitaciones presenciales, remotas, capacitaciones web, etc.

 

      8. SANCIONES

En caso de incumplimiento por parte de alguno de los accionistas, Directivos y empleados respecto del Programa y las Disposiciones Anticorrupción, la Compañía pondrá en marcha sus procedimientos disciplinarios y sancionatorios establecidos en los contratos de trabajo, en sus Políticas de Cumplimiento y/o en el Reglamento Interno de Trabajo, y las normas laborales aplicables para el efecto.

El incumplimiento de este Programa será calificado como una falta grave que dará lugar a las sanciones establecidas, con la gravedad que puedan llegar incluso al despido con justa causa, previo procedimiento disciplinario interno.

Este mecanismo sancionatorio se activará en caso que alguno de los empleados, accionistas, y/o Directivos de Saint-Gobain Colombia SAS:

 

1. Realicen alguna conducta contraria al presente Programa o a las Disposiciones Anticorrupción; y toleren y/o consientan dichas conductas;

2. Estén enterados de alguna conducta contraria al presente Programa o a las Disposiciones Anticorrupción; y toleren y/o consientan dichas conductas; y/o no la informen en tiempo.

3. No cumplan con sus funciones de acuerdo al Programa y las demás Políticas de Cumplimiento.

 

El incumplimiento de este Programa por parte de Contratistas facultará a Saint-Gobain Colombia SAS a hacer efectivas las cláusulas anticorrupción incluidas en los respectivos contratos, con la consecuencia de poder imponer penalidades al Contratista o poder dar por terminado el contrato unilateralmente.

Todas las sanciones que se impongan por parte de la Compañía deberán ser antecedidas por una investigación interna que respete el debido proceso de los investigados. El anterior procedimiento se realizará de conformidad con el Anexo VI.

 

     9. ARCHIVO Y CONSERVACIÓN

Todos los soportes sobre cumplimiento de este Programa ya sean de carácter interno, reportes externos a las autoridades competentes, material probatorio recolectado durante las investigaciones, resultados en búsqueda de Listas Restrictivas, actas de Junta Directiva, autorizaciones de los Directivos sobre el Programa, entre otros deberán ser guardados en archivos físicos por el término de cinco (5) años desde la fecha del respectivo asiento. Vencido este lapso, los soportes pueden ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico digital adecuado, se garantice su reproducción exacta.

 

     10. DEBER DE RESERVA

La información obtenida en desarrollo de los procedimientos y prácticas que conforman el Programa, es información confidencial propiedad de la Compañía, y está sometida a reserva, lo cual significa que ésta solo podrá ser conocida por los funcionarios de la Compañía, o por las autoridades competentes previo requerimiento.

Por lo tanto, todos los accionistas, Directivos, empleados, y Contratistas de la Compañía que tienen responsabilidades asignadas por el presente Programa, están en la obligación de custodiar y limitar el uso de la información obtenida en desarrollo del Programa, a los fines estrictamente establecidos.

 

      11. VIGENCIA

El presente Programa entra a regir a partir del día 31 de marzo, de manera que a partir de tal fecha se encontrará disponible para todos los empleados, accionistas, Contratistas y terceros vinculados a Saint-Gobain Colombia SAS.

Así mismo, cualquier modificación, adición o eliminación de las disposiciones contenidas en este Programa, será eficientemente informada a través del mismo mecanismo en el que éste se encuentra disponible.